求人広告を掲載したら全社で準備が必要です
〜(株)アビリティ・キューCSR室より〜

「求人広告が掲載されてから直ぐに応募した。広告を見て応募したと伝えたのに、電話に出た女性は『募集はしていない』の一点張り。『何かの間違い』『人が足りているから募集する必要がない』『広告会社に言ってくれ』と、媒体の責任を主張し始めた。募集していないのに掲載していいのか!?勝手に広告を掲載するのか!?」
「求人広告を見て応募した。まだ募集しているのか確認したところ、『募集している』ということで面接の約束をした。翌日、面接に行ったところ、担当者から『もう採用は決まった』と言われてショックを受けた」

知らない人間が対応すればチグハグになる

求人広告を掲載した事業主・広告主へ、その求人広告を見た読者・利用者が応募した際に、上記のような事があったと、苦情・相談が寄せられることがあります。「広告と異なる」という苦情と異なり、事業主・広告主が求人広告を掲載したこと自体を認識していないかのような、強い違和感を抱きます。
このような苦情や相談を受けて、事実確認や指導を行った結果、ほとんどのケースで、実際は広告の通りに募集しているものの、求人広告の内容で募集・採用活動しているという情報が、事業主・広告主の社内で共有されておらず、ちぐはぐな対応になってしまったということが判明します。これでは、せっかく応募があったとして、採用が上手く行くことはありません。

応募者から電話があった場合のルールを決めよう

求人広告を掲載した場合には、応募者からの電話に出る可能性のある人全員に、いつ、どの媒体に、どのような内容で、求人広告を掲載する予定なのかを、周知する必要があります。また、読者・ユーザーから応募・質問の電話があった場合に備えて、どのように対応するのかルールを決めておく必要もあります。
担当者が1人の場合は、その担当者に確実に情報が伝達されるようなルールが必要ですし、担当者が複数の場合は、さらに、応募・採用状況などが正確に共有できるルールが必要となります。
誰が電話に出るのか、電話に出たら何を聞き・何を伝え・何をメモし・何を報告するのか、担当者が不在だった場合はどのように対応するのか、担当者が在席している場合はどのように対応するのかなど、細かくルールを決めておきましょう。

あらゆる場合を想定して準備しよう

以前、応募者からの電話を受けた従業員が、悪意を持って、広告に書いてない条件を言って勝手に断わってしまったり、社内の内部情報(当然悪い内容)を伝え応募を辞退させたりということがありました。場合によっては、解雇予定者の後任の求人募集で、解雇される本人が応募の電話に出るということも考えられます。
前述のようなリスクや、全員に周知するのが難しいなどの場合は、担当者が確実にいる時間帯を受付時間にしたり、担当者の携帯電話を明記したりといった工夫も必要でしょう。求人広告を掲載する場合には、あらゆる場合を想定した準備が必要です。