「連絡する」と約束したら連絡しよう!(前編)
〜(株)アビリティ・キューCSR室より

「広告を見て電話したら、携帯に転送されて留守番電話になった。名前や電話番号を残したが、連絡がこない。再び電話したが、また転送になった。他に採用が決まったのかと思っていたら、次の号にも募集が掲載されていた。もう一度、電話したが、やはり携帯に転送された。この会社、本当に募集する気あるのか!募集する気がないなら掲載するな!迷惑だ!!」
「応募したら、電話に出た女性が、『担当者は席を外している。戻り次第、連絡させる』と言っていた。1週間経っても連絡がなかったので、こちらから連絡すると、『もう面接は終わって、採用は決まった』と言われた。連絡を待っていたことを伝えると、『あ~忘れていた』と言っていた。こんないい加減な会社、載せるな!!」

約束ができない状況なら約束しない

前編で説明した通り、求職者から応募の連絡があった際に、担当者が不在で、「折り返し連絡する」と約束した場合には、確実に連絡しなければなりませんが、もし、約束を守ることができないような状況ならば、そのような約束をしない方が賢明です。担当者が確実に在席している時間を伝えるなり、日を改めていただくなり、もう1度、応募者から連絡していただくように対応しましょう。企業としては非常に残念な対応となりますが、約束を破るより悪い印象を与えることはありません。

採用活動は全社で行っている

上記のような苦情や相談は、担当者が電話に出られない時に発生しています。採用活動は、担当者だけが行うものではなく、全社で行っているという自覚を持ち、担当者が不在の時でも、十分に対応できるような体制を整えておくことが肝心です。応募者からすれば、電話に出た人の対応で、その会社の印象が決まるということも心得ておきましょう。

担当者不在時のトラブル対策

ここでは、トラブルを避ける方法として、担当者が不在時の応募受付方法を紹介しますので、是非、参考にしてください。

  • 応募の電話を受ける可能性のある従業員には、求人広告の掲載を周知徹底する。
  • 担当者が不在の時の対応ルールを決めておく。
  • 応募者受付シートなどを作成し、確実に応募者の情報を記録しておく。
  • 面接予定日時を決めておき、応募受付時に応募者と面接の日時を決めるようにする。
  • 担当者から折り返しの電話をする旨伝えるときは、確実に約束できる場合を除いて、電話する日時(例/今日中、明日までなど)を約束することは避ける。
  • 折り返しの電話を約束する際は、「万が一、○日以内に担当者から連絡がない場合は、再度、○○(電話を受けた方の名前)宛てにご連絡下さい」などの言葉を添える。
  • 確実に約束できる状況で、折り返しの電話の日時を約束したにも関わらず、担当者が連絡できない場合は、応募を受けた人の責任で約束の日時までに応募者へその旨連絡する。
  • 折り返しの電話を約束できない場合は、担当者がいる日時を伝え、応募者から改めて電話していただくようにお願いする。